Составить соглашение о порядке возмещения ущерба примерно такого плана: Причинитель вреда такой-то обязуется возместить Потерпевшему такому-то ущерб от пожара такого то в сумме столько-то. Стороны договорились, что в возмещение указанного ущерба Причинитель обязуется делать то-то в такие-то сроки. Ущерб считается возмещенным после того-то. После получения строительного материала стороны делают отметку на настоящем соглашении о полученном потерпевшим товаре на сумму такую-то. Подписать обоими сторонами с указанием адресов, паспортных данных. Сделать табличку с обратной стороны (дата заявки, дата передачи, наименование товара, стоимость по чеку, подписи сторон). Тогда в идеале каждый из них будет видеть, что и как. За просрочку можно указать неустойку. Не боитесь, что стройматериалы будут приобретаться в самых дорогих местах и реальный ущерб не покроется?